Bewohner:innen – Belegung beenden und archivieren

Wenn eine betreute Person die Einrichtung verlässt, wird die Belegung beendet und das Profil anschließend archiviert. Dafür sind entsprechende Benutzerrechte erforderlich.

Schritt 1: Belegung (Gruppe) beenden

1. Das Profil der betreffenden Person öffnen.
2. Zum Reiter "Belegung" wechseln.
3. Die entsprechende Gruppe im Dreipunkt-Menü am Ende der Belegungszeile über "Bearbeiten" öffnen und ein Beendigungsdatum eintragen.
4. Anschließend auf "Gruppe bearbeiten" klicken, um den Vorgang abzuschließen.

Ab dem Tag nach dem eingetragenen Entlassungsdatum erscheint die Person nicht mehr in der Tagesdokumentation dieser Belegung, bleibt aber in der Bewohner:innenliste für die zugehörigen Gruppen-Mitglieder sichtbar.

Schritt 2: Belegung archivieren

1. Im Dreipunkt-Menü am Ende der Belegungszeile "Archivieren" wählen.
2. Die Archivierung bestätigen.

Existiert keine aktive Belegung mehr, erscheint die Person ausschließlich in der Bewohner:innenliste eines Admins.

Schritt 3: Dokumentation prüfen

1. Im Bewohner:innenprofil den Bereich "Dokumentation" öffnen.
2. Sicherstellen, dass keine offenen Dokumentationsthemen mehr vorhanden sind.
3. Falls noch Themen offen sind, diese mit einem Enddatum abschließen.

Hinweis: Das Schließen von Dokumentationsthemen beeinflusst nicht die vorhandenen Einträge in der Tagesdokumentation – diese bleiben erhalten.

Schritt 4: Bewohner:in archivieren

1. Prüfen, ob alle Belegungen archiviert wurden.
2. Im Bewohner:innenprofil das Dreipunkt-Menü (oben rechts) öffnen und "Bewohner:in archivieren" wählen.
3. Die Aktion bestätigen.

Die Person wird vollständig aus allen aktiven Listen entfernt und erscheint nur noch in der archivierten Bewohner:innenliste, die ausschließlich für Admins zugänglich ist.

Gut zu wissen: Zum Archivieren einer Bewohner:in müssen alle Gruppen zuvor beendet und archiviert sein.

⚠️ Bewohner:innen löschen – nur in Ausnahmefällen und nur für Admins

In Qualicura One können Bewohner:innen-Profile auch dauerhaft gelöscht werden. Diese Funktion ist ausschließlich Administrator:innen vorbehalten.

Bitte beachte: Für Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe gilt nach § 47 SGB VIII eine gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht. Das endgültige Löschen eines Profils entfernt alle zugehörigen Daten unwiderruflich – einschließlich Tagesdokumentation, Berichte und Verlaufseinträge – und kann damit gegen diese Pflicht verstoßen.

Das Archivieren (Schritt 4) ist daher in aller Regel die richtige Wahl. Ein Löschen sollte nur dann erfolgen, wenn ein Profil versehentlich angelegt wurde und keinerlei relevante Dokumentation enthält.

So geht's (nur für Admins):

1. Das betreffende Bewohner:innenprofil öffnen.
2. Das Dreipunkt-Menü oben rechts öffnen.
3. „Bewohner:in löschen" wählen und im Bestätigungsdialog bestätigen.

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